Personel onaylarını zaman damgalı ve raporlanabilir hale getirin.
Okudum/onayladım kayıt modülü, personelin kritik bildirim, prosedür, talimat veya dokümanı gördüğünü ve onayladığını raporlanabilir hale getirir.
Updated: 2026-06-25
Okudum/onayladım sistemi, personelin bir bildirimi, prosedürü, talimatı veya dokümanı gördüğünü ve kabul ettiğini zaman damgasıyla kayıt altına alır. Notivex bu kayıtları birim, rol, lokasyon ve kullanıcı bazında raporlanabilir hale getirir; bu bir denetlenebilir operasyon kaydıdır ve hangi mesajın kime ulaştığını, kim tarafından ne zaman onaylandığını izlenebilir kılar.
Who is this page for?
- **İK ve Kalite Müdürleri** — prosedür güncellemelerinin, etik kuralların ve zorunlu eğitim dokümanlarının personel tarafından okunup onaylandığını kanıtlanabilir biçimde takip etmesi gerekenler.
- **Operasyon ve Kurumsal İletişim Müdürleri** — kritik talimatların ve duyuruların sahaya gerçekten ulaştığından emin olmak isteyenler.
- **Hastane ve kamu yöneticileri** — vardiyalı, çok lokasyonlu ve yüksek personel devir hızına sahip ekiplerde onay durumunu birim bazında görmek zorunda olanlar.
- **Denetim ve risk sorumluları** — bir uyumsuzluk veya olay sonrasında "bu talimat bu kişiye iletildi mi, onayladı mı?" sorusuna belgeyle yanıt vermesi gerekenler.
Problem: "Herkese duyurdum" demek, "herkes okudu" demek değildir
Kurumların çoğunda kritik bilgi hâlâ e-posta, WhatsApp grubu, pano ilanı veya sözlü brifing yoluyla yayılıyor. Bu kanalların ortak sorunu şudur: bilginin gönderildiğini gösterirler, ulaşıp ulaşmadığını ve anlaşılıp anlaşılmadığını göstermezler.
E-postanın açıldığı belli olmaz; açılsa bile okunduğu kesinleşmez. Mesajlaşma gruplarında "okundu" tikleri kişisel sohbet içindir, kurumsal bir kayıt değildir ve dışa aktarılıp raporlanamaz. Pano ilanları kimin önünden geçtiğini bilmez. Sonuçta yönetici elinde şu cümleyi tutar: "Ben duyurdum." Ancak bir denetim, kaza veya uyumsuzluk anında bu cümle yeterli olmaz; sorulan soru farklıdır: *Kim, ne zaman, hangi sürümü gördü ve kabul etti?*
Klasik yöntemler neden yetersiz kalır?
- İzlenebilirlik yok: Gönderim ile onay arasındaki bağ kopuktur. Kimin okumadığını bilemezsiniz, dolayısıyla eksik kişiyi hatırlatamazsınız.
- Sürüm karmaşası: Prosedür güncellendiğinde, personelin eski sürümü mü yoksa yeni sürümü mü onayladığı belirsizleşir.
- Raporlanamazlık: Onay verisi tek bir yerde, yapılandırılmış ve dışa aktarılabilir biçimde toplanmaz. Denetim öncesi günler manuel takiple geçer.
- Sorumluluk dağınıklığı: "Okudum" beyanı sözlü ya da imzalı kâğıt formda kalır; kaybolur, geç toplanır, lokasyonlar arasında tutarsızlaşır.
Notivex yaklaşımı
Notivex, okudum/onayladım akışını tek tek mesajlara değil, kurumsal bir görünürlük ve onay altyapısına bağlar. Yapı taşları şöyle çalışır:
- Zorunlu görünürlük: Kritik bir bildirim, talimat veya doküman ilgili personele ulaştığında öne çıkar; göz ardı edilmesi zorlaştırılır. Mesaj "gönderildi ve kayboldu" durumuna düşmez.
- Acknowledge / okudum-onayladım onayı: Personel içeriği gördüğünü ve kabul ettiğini tek bir işlemle beyan eder. Bu beyan, kullanıcı kimliği ve zaman damgasıyla birlikte kaydedilir.
- Sürüm bilinçli onay: Onay, dokümanın belirli bir sürümüne bağlanır. Prosedür güncellendiğinde yeni onay döngüsü başlatılabilir; kimin hangi sürümü onayladığı ayrışır.
- SLA ile süreli onay: Onayın belirli bir süre içinde verilmesi beklenebilir; süre dolduğunda durum görünür kalır, "bekleyen onaylar" gözden kaçmaz.
- Eskalasyon: Onay verilmediğinde durum, tanımlı kural setine göre yöneticiye veya bir üst kademeye iletilebilir; takip yöneticinin hafızasına bırakılmaz.
- Audit trail (denetlenebilir kayıt): Gönderim, görüntülenme ve onay adımları kronolojik biçimde tutulur. Bu, sonradan "ne oldu, ne zaman oldu" sorusuna yanıt veren denetlenebilir operasyon kaydıdır.
- Raporlama: Onay durumu birim, rol, lokasyon ve kullanıcı kırılımında özetlenir; eksik onaylar listelenir ve dışa aktarılabilir.
Notivex bu adımlarda klasik EBYS'nin, mesajlaşma uygulamasının veya görev takip aracının yerine geçmeyi değil; kritik iletişimi görünürlük, onay, SLA ve audit ile tamamlamayı hedefler.
Örnek senaryo
Çok lokasyonlu bir sağlık kuruluşunda enfeksiyon kontrol prosedürü güncellenir ve tüm klinik personelin 24 saat içinde yeni sürümü okuyup onaylaması istenir.
Doküman Notivex üzerinden ilgili rol ve birimlere gönderilir; her personelin ekranında öne çıkar. Personel içeriği görüntüleyip onayladığında, beyan kimlik ve zaman damgasıyla kaydedilir. 24 saatlik SLA dolmadan onaylamayanlar "bekleyen" listesinde görünür kalır; süre aşıldığında durum birim sorumlusuna eskalasyon ile iletilir. Kalite müdürü, gün sonunda lokasyon ve birim bazlı bir tablo görür: kim onayladı, kim eksik, hangi sürüm onaylandı. Bir denetimde "bu prosedürün şu sürümü tüm aktif klinik personele iletildi ve onay kayıtları şöyle" diyebilecek denetlenebilir bir operasyon kaydı oluşur.
Kullanılabilecek modüller
- Acknowledge (Okudum/Onayladım) — personelin içeriği gördüğünü ve kabul ettiğini zaman damgalı, kullanıcı bazlı beyana dönüştürür.
- Doküman — prosedür, talimat ve politikaları sürümleyerek yayınlar; onayı belirli bir sürüme bağlar.
- Audit Trail — gönderim, görüntülenme ve onay adımlarını kronolojik, denetlenebilir bir kayda dönüştürür.
- SLA — onayın beklenen süre içinde verilmesini izler; süresi geçen onayları görünür tutar.
- Eskalasyon — onaylanmayan kritik içerikleri tanımlı kurallara göre üst kademeye taşır.
Frequently asked questions
Okudum/onayladım kaydı nedir?
Okudum/onayladım kaydı, bir personelin belirli bir bildirimi, prosedürü, talimatı veya dokümanı gördüğünü ve kabul ettiğini beyan ettiği, kullanıcı kimliği ve zaman damgasıyla saklanan bir operasyon kaydıdır. Amacı, "gönderildi" ile "ulaştı ve kabul edildi" arasındaki boşluğu kapatmaktır. Notivex'te bu kayıt, içeriğin hangi sürümüne ilişkin olduğu bilgisiyle birlikte tutulur ve raporlanabilir hale gelir.
Bu kayıt hukuki kanıt yerine geçer mi?
Hayır; bunu net söylüyoruz. Notivex'in ürettiği okudum/onayladım kaydı **denetlenebilir bir operasyon kaydıdır ve hukuki delil yerine geçtiğini iddia etmeyiz.** Bir uyuşmazlık veya dava söz konusu olduğunda kanıtın hukuki geçerliliği, yetkili mercilerin ve ilgili mevzuatın değerlendirmesine tabidir. Notivex'in sağladığı, sürecin iç denetimde ve operasyonel hesap verebilirlikte izlenebilir biçimde belgelenmesidir. Sistem, KVKK gereksinimlerine göre yapılandırılabilir; ancak bu, otomatik bir yasal geçerlilik garantisi anlamına gelmez.
Eksik onaylar nasıl takip edilir?
Notivex, onay vermeyen personeli pasif biçimde beklemez. Bekleyen onaylar birim, rol ve lokasyon kırılımında listelenir; her zaman kimin eksik olduğu görünür kalır. SLA tanımlandığında, beklenen süre dolduğunda durum öne çıkar ve eskalasyon kuralları devreye girerek konu ilgili yöneticiye iletilir. Böylece takip, bir kişinin hafızasına veya manuel kontrol listesine değil, kuralları tanımlanmış bir sürece bağlanır.
Hangi kurumlar için uygundur?
Kritik bilginin doğru kişiye ulaştığını ve kabul edildiğini kanıtlanabilir biçimde takip etmesi gereken her kurum için uygundur. Tipik örnekler; sağlık kuruluşları ve hastaneler, kamu kurumları, çok lokasyonlu üretim ve perakende organizasyonları, kalite ve uyum yükümlülüğü yüksek sektörler ile yüksek personel devir hızına sahip ekiplerdir. Vardiyalı çalışma, birden çok lokasyon ve sık güncellenen prosedürler söz konusu olduğunda fayda belirginleşir.
Notivex onayları nasıl raporlar?
Notivex, onay verilerini tek bir merkezde, yapılandırılmış biçimde toplar ve birim, rol, lokasyon ve kullanıcı bazında özetler. Yöneticiler hangi içeriğin hangi sürümünün kim tarafından ne zaman onaylandığını, kimlerin eksik kaldığını görebilir; bu raporlar dışa aktarılabilir. Audit trail ile birleştiğinde, gönderimden onaya kadar olan adımlar kronolojik bir kayıt olarak denetime hazır biçimde sunulur.
Would you like to evaluate Notivex for your institution?
We can assess your critical-communication, acknowledge, SLA, escalation and auditable-reporting needs together in a free demo session.